「受付済み」と「承認済み」を、同じ状態にしない。

担当者が次へ渡せる条件を確認する

依頼が届いたこと、内容を確認したこと、実行してよいと判断したことは、別の出来事です。現在使っている言葉を確認し、それぞれの担当者と必要な情報を整理します。

仮の例：資料の変更依頼

営業担当者が製品案内の変更を依頼し、技術担当者が内容を確認する場面を考えます。共有表の色だけでは、回答を待っているのか、承認待ちなのか、新しい版を公開してよいのか分からなくなることがあります。

小さな依頼一覧でも、現在の状態、次に確認する人、差し戻しの理由が見えれば役立つ場合があります。最初から全社の業務システムを置き換える必要はありません。

誤りを直せる手順も作る

依頼の重複、内容変更、取り下げを試します。どの変更を記録し、誰が判断を戻せるかを合意します。個人の記憶に頼っていた手順は、画面を作るだけでは引き継げません。

導入時の説明、既存データの移行、サポートを作業範囲に含めて考えます。最近あった一件の依頼を、届いてから終わるまで教えてください。